Egy beruházás költségeit általában az építési munkák, az anyagok és a kapcsolódó szolgáltatások alapján számoljuk. Kevésbé látható erőforrás azonban az építtető saját ideje: a döntések, egyeztetések, koordináció és a projekt folyamatos követése. A Magyar Mérnöki Kamara szakmai ajánlása a beruházáslebonyolítót éppen az építtetői oldalon jelentkező egyes feladatok támogatására és koordinálására helyezi el a projektben.
Egy építési projekt során az építtetőnek számos döntést és szervezési feladatot kell kezelnie. A projekt előkészítése, lebonyolítása, szervezése és folytatása egymással összefüggő folyamatokat alkot. A Magyar Mérnöki Kamara szakmai ajánlása szerint a beruházáslebonyolító az építtető megbízásából az építtetői felelősségi körbe tartozó egyes feladatokat látja el. Vagyis a beruházó oldalán is jelentős koordinációs és döntési munka jelenhet meg.
Egy összetettebb beruházás során nemcsak a kivitelezés műszaki kérdéseiről kell dönteni. A szakmai ajánlás a beruházáslebonyolító lehetséges feladatai között többek között a döntések előkészítését, előtanulmányok elkészíttetését, a hatósági engedélyek megszerzését, a gazdasági számítások előkészítését és a költségbecslést is felsorolja. Minél összetettebb a beruházás, annál több egymásra épülő döntési és koordinációs feladat jelenhet meg.
Egy beruházásban több különböző szereplő dolgozik együtt: építtető, tervező, kivitelező, műszaki ellenőr, költségszakértő és más szakmai résztvevők. A szakmai ajánlás külön is foglalkozik az egyes projektszereplők feladat- és felelősségi köreinek megosztásával. A beruházáslebonyolító egyik fontos szerepe éppen ezeknek a folyamatoknak az összehangolása. A koordináció ezért önálló projektfeladat, nem egyszerű adminisztráció.
A beruházáslebonyolítás egyik kiemelt területe az időtervezés és az ütemezés. A szakmai ajánlás külön kezeli az ütemezési struktúrát, a gördülő időtervezést, az ütemterv jóváhagyását, az előrehaladás kontrollját és a késedelmek vizsgálatát. Ez azt jelenti, hogy egy beruházásnál nemcsak az számít, mi készül el, hanem az is, hogy az egyes munkafázisok mikor és milyen sorrendben valósulnak meg.
A projekt pénzügyi kontrollja sem feltétlenül merül ki a kezdeti költségvetés elkészítésében. A szakmai ajánlás külön projektfunkcióként kezeli a költségmenedzsmentet, és a beruházáslebonyolítói feladatok között korábbi gyakorlatként a költségbecslést, valamint az elő- és utókalkulációs elemzéseket is bemutatja. A beruházás költségeinek kontrollja ezért a projekt teljes életciklusán átívelő feladat lehet.
Egy építési projekt során előfordulhatnak módosítási igények. Ezek kezelése nemcsak műszaki kérdés, hanem hatással lehet az időre, a költségekre és a projekt többi szereplőjének munkájára is. A Magyar Mérnöki Kamara szakmai ajánlása ezért külön projektfunkcióként kezeli a változásfelügyeletet és az igényérvényesítés kezelését. Egy változtatás akkor kezelhető jól, ha annak következményei is láthatóvá válnak a projektben.
Egy nagyobb beruházásnál az információk megfelelő áramlása önálló szervezési feladat. A szakmai ajánlás külön fejezetben foglalkozik a kommunikációmenedzsmenttel, ezen belül a kommunikáció tervezésével, a projektadminisztrációval, valamint az információk tárolásával és megosztásával. A megfelelő információ a megfelelő szereplőhöz, a megfelelő időben jutva a projekt egyik fontos működési feltétele.
A szakmai ajánlás szerint a beruházáslebonyolító az építtető megbízásából, az építtetői felelősségi körbe tartozó egyes feladatokat látja el. A dokumentum célja éppen annak bemutatása, hogy a BLB milyen szerepet tölthet be a beruházási folyamatban, és hogyan oszthatók meg a feladatok a projekt szereplői között. Ez lehetővé teheti, hogy az építtető ne minden szervezési és koordinációs feladatot saját maga kezeljen, hanem a projekt megfelelő részeit szakmai szereplőre bízza.
Fontos, hogy a beruházáslebonyolítás feladatai nem minden projektnél azonosak. A szakmai ajánlás szerint az egyes szereplők feladatait és felelősségi köreit az adott projekt igényeihez igazodva, egyedi szerződésekben lehet meghatározni. Ugyanakkor javasolt, hogy a szükséges feladatokat megfelelő kompetenciával rendelkező szereplők teljes körűen lefedjék. A megfelelő projektstruktúra ezért mindig a beruházás méretéhez és összetettségéhez igazodik.
Egy beruházásnál az építtető ideje és figyelme is erőforrás. A projekt előkészítése, a döntések meghozatala, a szakmai szereplők koordinációja, az ütemezés és a költségek követése mind olyan feladatok, amelyek megfelelő szervezést igényelnek. A beruházáslebonyolító szerepe éppen ezért nem pusztán adminisztratív: a szakmai ajánlás szerint a funkció az építtetői oldal támogatására és a beruházás koordinált megvalósítására szolgál.
Egy beruházás akkor igazán kiszámítható, ha nemcsak a költségeket, hanem a projekt teljes működését is kézben tartjuk. A Vertián Építő Zrt. számára a megfelelő előkészítés, a szakmai szereplők összehangolása, az ütemezés és a projekt folyamatos kontrollja egyaránt fontos része a beruházás sikeres megvalósításának. A cél nem az, hogy a beruházó minden részfeladatot maga kezeljen, hanem hogy a megfelelő döntések a megfelelő helyen és időben szülessenek meg.
„A beruházó ideje is erőforrás – csak ritkán kerül bele a költségvetésbe."